Toda venta que entre aquí genera su asiento: caja o cuentas por cobrar al debe, ventas al haber e IVA por pagar al haber. Si la venta lleva mercadería, ponga el costo y el sistema agrega además el par costo de ventas / inventario.
Todos los asientos del rango, en orden. Ninguno se puede editar ni borrar: si algo salió mal se revierte, y queda el asiento original más su inverso. Es la única forma de que los libros sigan siendo defendibles ante Tributación.
El recorrido de una sola cuenta: con qué saldo empezó el rango, cada movimiento que la tocó y con qué saldo terminó.
Si la columna de debe no es idéntica a la de haber, hay algo roto en la base de datos: el sistema no permite guardar un asiento descuadrado, así que en operación normal siempre debe cuadrar.
El balance de comprobación es una película: cuánto se movió entre dos fechas. Este es una foto: qué tiene y qué debe la empresa al día del corte. Lo que la empresa tiene tiene que ser igual a lo que debe más lo que vale.
Ingresos menos costo de ventas da la utilidad bruta; menos los gastos, la utilidad del período. La liquidación de IVA compara lo que cobró en ventas contra lo que pagó en compras.
Cada venta a crédito que se contabiliza cae aquí. Registrar un cobro genera el asiento banco al debe / cuentas por cobrar al haber y baja el saldo.
Los libros se llevan en CRC. Toda compra, venta o saldo en otra moneda se valora con el tipo de cambio del día que se anote aquí. Si no está anotado, el sistema no inventa uno: rechaza el documento y le pide el dato.
Un saldo en dólares vale distinto cada día sin que nadie haga nada. Esa diferencia es ganancia o pérdida del período y tiene que quedar asentada. Anote el saldo en la moneda, tal como lo dice el estado de cuenta del banco; el sistema pone el tipo de cambio del día, lo compara contra los libros y asienta solo la diferencia.
Lo que nos deben y lo que debemos en otra moneda tambien cambia de valor sin que nadie haga nada. Aqui no hay que escribir nada: cada partida ya guarda cuantos dolares quedan pendientes, asi que el sistema lo calcula solo. Al asentar se ajusta el saldo en colones de cada partida y su tipo de cambio, para que la cartera y el balance sigan diciendo lo mismo. Correrlo dos veces el mismo dia no hace dano.
Un prestamo en dolares se desembolso a un tipo de cambio y desde entonces cada cuota lo amortiza a ese mismo. Eso lo deja congelado: si el dolar se mueve, la deuda que dicen los libros deja de ser la deuda que hay. Al asentar se ajusta el tipo de cambio del prestamo, asi que las cuotas que vengan amortizan al nuevo. Un prestamo sin tipo de cambio anotado no se puede revaluar; aparece aparte.
En los libros esta el total, como pide la NIC 21. Pero el criterio de la Direccion General de Tributacion —reiterado en oficios de 2024 y respaldado por la Sala Primera— es que solo tributa el diferencial realizado: el que nace al cobrar o pagar de verdad. El de las revaluaciones al cierre no realizado se resta en la conciliacion de la declaracion. Este reporte separa los dos; no decide nada, lo decide quien firma.
Las cuentas de nivel 1 y 2 son agrupadoras: no reciben movimientos, solo suman a sus hijas. Solo las de detalle aceptan asientos, y el motor rechaza cualquier intento de cargar contra una cuenta de mayor.
Cuando Compras, Planillas o el registro de ventas arman un asiento, buscan aquí qué cuenta usar. Cambiar una de estas afecta solo a los asientos futuros: los ya contabilizados conservan la cuenta con la que nacieron.
Cuando una factura llega desde Facturación, el sistema mira la descripción de cada renglón y la manda a la cuenta que usted diga aquí. Se evalúan en orden y gana la primera que coincide; basta con que la descripción contenga el texto. Lo que no coincide con ninguna regla cae en la cuenta por defecto.
Escriba el subtotal sin IVA. El impuesto se calcula solo con la tarifa que indique; si su factura trae otro monto exacto de IVA, escríbalo en el campo de IVA y se respeta ese.
Para lo que ningún módulo genera solo: depreciación, ajustes, apertura del período. El asiento no se guarda si el debe no es exactamente igual al haber.